Introducción

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporciona a Microsoft  Access los medios para recopilar de nuevo es la información  cuando  se es necesario para ello se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas de este  modo se pueden crear consultas, formulas, informes que muestren a la vez la información de barias tablas.

Ejemplo:

los campos de las tablas deben de coincidir de modo que muestren información cerca de mismo campo esta coordinación se lleva a cabo mediante  de relaciones de tabla. Una relación de tabla coincide cambiando un campo con el mismo nombre en ambas tablas en la mayoría de estos campos la clave principal de una tabla que  proporciona para cada registro.

 ¿Qué es la tabla?

Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto  como empleados o  productos. La de registro de una tabla contiene  información sobre un elemento, como un determinado. Un registro se compone  de campos, como; nombre, dirección y números telefónicos.

Los registros se suelen denominar también y los campos de columna.

S.A.B.D

  B.D

Crear una tabla nueva

Una base de datos simple como una lista de contactos, puede contener solo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos como crear un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos incluido las tablas. Cuando crea una base de datos se inserta automáticamente una tabla básica a continuación puede escribir datos para empezar a definir los campos.

Crear una tabla en una nueva base de datos

1.  Haga clic en el botón de Microsoft office y a continuación, haga clic en nuevo

2. En el cuadro nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicación.

3. Haga clic en crear                                                                                         se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada tabla1 y se abre en la vista hoja de datos

Crear una tabla  en una nueva base de datos

1.   Inicie Access  y en la página introducción a Microsoft  Access bajo nueva base de datos en blanco haga clic en base de datos en blanco.

2. Bajo base de datos en blanco en el cuadro nombre de archivo escriba un nombre para la base de datos. Para cambiar la ubicación de la nueva base de datos haga clic en el icono de carpeta. Cuando termine haga clic  en crear. Access crea la nueva BD nueva y abrirá una tabla denominada tabla 1 denominada en la vista hoja de datos.

Lista de sharepoin

Tabla y vistas

Tabla 1

Tabla 1 : tabla

Tabla 1:tabla

Agregar nuevo campo

Microsoft  Access                                                                                                                Base de datos                                                                                                                       tabla 1                                              

Varios elementos

Formatario (introducir u modificar)

3. En la hoja de datos haga clic en el encabezado  de la nueva columna ( la celda coloreada en la que pone agregar nuevo campo) y escriba nombre para el campo.

4. Haga clic en el siguiente  encabezado  o columna o utilice las teclas de dirección para activar el siguiente encabezado y escriba un nombre para ese campo repita este proceso hasta que termina  de asignar nombres a los campos de la tabla.

5. En la primera  celda en blanco de bajo de un nombre de campo, escriba los datos correspondientes. Access usara los datos que escriba para establecer un tipo de datos para el campo, ejemplo:

Un campo de fecha Access establecerá el tipo de datos fecha y hora para el campo.

Importante: recuerde de un campo solo debe de tener o contener un tipo de datos. Por ejemplo: un campo de fecha no debe de contener nombres de clientes, un campo de información no debe contener números de teléfono.  

Tipos de relaciones

Existen 3 tipos de relaciones de tabla:

Una relación-varios: coinciden una base  de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla clientes y una tabla pedidos. Un cliente  que puede realizar cualquier número de pedidos por lo tanto para cualquier cliente representado en la tabla clientes puede haber representado muchos pedidos en la tabla. Por consiguiente la relación entre la tabla clientes y la tabla pedidos en una relación de uno o varios.

Para representar un relación de varios en el diseño de la base de datos tome la clave principal del lado una de la relación ya agréguela  como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado varios de la relación. En este caso por ejemplo agregaría un nuevo campo (el campo ID de la tabla clientes) a lado de la tabla pedidos y la denominaría ID  cliente, Access utilizada entonces el numero de identificador de cliente de la tabla pedidos para localizar el cliente  de cada producto.

Considere la relación entre una tabla productos y una tabla pedidos.

Un solo pedido puede influir varios productos. Por otro lado un único producto puede aparecer en muchos pedidos por tanto para cada registro de la tabla pedidos puede haber varios registros en la tabla productos además para cada registro  de la tabla productos puede haber varios productos de la tabla pedidos. Este tipo de relación se denomina, relación de varios-varios porque para  un producto puede haber varios pedidos y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre  las tablas es importante que cambie ambas partes de la relación. Para representar una relación de varios a varios debe tener una tercera tabla denominada tabla de unión que divide la relación de varios a varios entre 2 relaciones  de uno a varios. Debe  de insertar la clave principal de cada una de las 2 tablas, en la tercera, como resultado la tercera tabla registra cada ocurrencia o instancia de la relación. Por ejemplo, la tabla pedidos y la tabla productos tienen una relación varios-varios que se define mediante la creación de 2 relaciones  1- varios en la tabla de pedidos.

Un pedido puede incluir muchos productos y cada producto puede aparecen a muchos pedidos.

             Una relación uno-uno

En una relacion1-1 cada registro  de la primera tabla solo puede tener un registro  coincide en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de redacción no muy, común por muy a menudo la información  relacionada, se almacena en la misma tabla. Puede almacenar la relación 1-1  para dividir una tabla con muchos campos para este parte de una tabla por  o para almacenar información que solo se aplica en un subconjunto de la tabla principal.

                                                                                                02/oct/13

Por que crear relaciones de tabla

Mediante la ventana de relaciones o arrastrando un campo desde el panel lista de campos. Office Access usa las relaciones de tabla para coordinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se debe crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos como formularios, consultas e informes.

1.   Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta: para trabajar con registros de más de una tabla a menudo se debe crear una consulta que convine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla.

2. Las relaciones de tabla informan  de los diseños de formulario de informe al diseñar un formulario o informe  Office Access utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla va definidas para presentarte selecciones bien fundamentadas y para  rellenar  de ante mano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

3. las relaciones  de tabla  son la base con la que exigir integridad  referencial evita los registros huérfanos en la base de datos. un registro huérfanos es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo: un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe.

Tema:

Integridad  Referencial

al diseñar  una base de datos se divide la información en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia crepitación de datos  Office Access proporciona los medios para recopilar de nuevo la información colocando campos comunes en tablas, relacionadas por ejemplo: para presentar una relación de uno o varios se toma la clave principal, de la tabla 1 y se agrega como un campo adicional a la tabla varios. Para  recopilar  de nuevo los datos Access toma el valor de la tabla varios y busca el valor correspondiente en la tabla 1 de este modo los valores de la tabla varios hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla 1. El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos  y mantener las diferencias sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca. La integridad  se aplica habilitándola para una relación de tabla y Access rechazara  todas las operaciones que inflijan la integridad referencial de esa relación de tablas. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia así como las eliminaciones que quitan el destino de una referencia. 

                                                                                                     19/oct/13

Obtener información sobre las secciones de informe

En Access el diseño de los informes  se divide en secciones puede haber las secciones del informe en la vista diseño. Para crear informes útiles debe comprender como funciona cada sección. La sección en la que eligió colocar un control calculado determina como calcula Access los resultados. Los tipos de sección y sus usos:

1.   Encabezado del informe:                                                                                                                             Esta sección se imprime una vez al principio del informe. el encabezado del informe se utiliza para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un titulo y una fecha. cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado zum (suma) en el encabezado del informe. el resultado de la suma se calcula para todo el informe. el encabezado del informe se imprime antes del encabezado de pág.                                                                             

2. Encabezado  de página:                                                                                                                       Esta sección se imprime al principio de cada página por ejemplo: para repetir el titulo del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.

3. Encabezado de grupo:                                                                                                                         Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el nombre del grupo. por ejemplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por productos el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos cuando se coloca un control calculado que utiliza la función zum (suma) en el encabezado de grupo, la cantidad resultante corresponde al grupo actual.

 º Detalle:

Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de los registros.                                                                                                                       En ellas se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

º Pie del grupo:

Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir información de resumen para un grupo.

º Pie de página:

Esta sección se imprime al final de cada página los pies de pagina se utilizan para imprimir números de pagina o información sobre cada página.

º Pie de informe:

Esta sección se imprime una vez al final del informe sin embargo, los pies del informe se utiliza para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

º Nota:

El pie del informe aparece de bajo de pie de página. Sin embargo cuando se imprime el informe o se obtiene la vista previa el pie del informe aparece en cima del pie de página, justo después del último pie de grupo o la última línea de detalle en la última página.

                                                                                                     Apunte 16/oct/13